5 consejos para hacer la transición a un despacho de abogados virtual

En medio de la pandemia de coronavirus, los oficinistas de todo el mundo han demostrado que, para ser productivos, lo único que se necesita es un ordenador portátil, una conexión a Internet fiable y un escritorio. Esto nos lleva a preguntarnos: ¿Realmente es necesario estar todo el día dentro de una oficina? Mientras los despachos anuncian sus planes de vuelta a la oficina, usted puede preguntarse si es posible trasladar su despacho de abogados a un entorno virtual de forma permanente. Y si es así, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?

Aunque el término bufete de abogados «virtual» puede sonar como si todo el mundo trabajara 100% a distancia, no se trata de dónde se trabaja. Se trata de cómo se trabaja y cómo se prestan los servicios jurídicos.

Su ubicación podría ser un híbrido entre trabajar desde casa o una cafetería, y ocasionalmente trabajar desde un espacio de oficina alquilado o compartido. Esto último puede ser especialmente útil para reunirse con los clientes cuando se prefiere no reunirse en línea, o se podría alquilar una oficina exclusivamente para reuniones ad hoc. Nota: Aunque podrías reunirte con clientes en un lugar público, no lo recomiendo: No tendrías una expectativa razonable de privacidad durante la conversación.

Ventajas de un bufete de abogados virtual

Menos gastos generales. Tanto si dispone de un espacio de oficina más pequeño como si prescinde de él por completo, no tendrá que gastar tanto en el alquiler de un local físico y todos los costes asociados a él: servicios públicos, mobiliario, aparcamiento.

Cómo realizar la mejor transición de su empresa para que sea totalmente virtual

Como todo lo demás, trabajar a distancia a tiempo completo conlleva una curva de aprendizaje. Hay varias cosas que debe tener en cuenta al hacer la transición a un bufete de abogados totalmente virtual. Aquí hay cinco:

1. Utilizar las herramientas adecuadas

Todos hemos experimentado con una serie de herramientas de comunicación y colaboración este último año. Ahora es el momento de revisar cuáles de esas herramientas son las mejores para su bufete virtual de cara al futuro, y de asegurarse de que todo el mundo sabe cómo utilizarlas.

En primer lugar, quieres ser capaz de comunicarte fácilmente con otros abogados y con el personal. ¿Es una herramienta de mensajería y colaboración como Slack o Microsoft Teams la mejor para ayudarte a hacerlo? En cuanto a las videoconferencias, ¿ha llegado el momento de apostar por Zoom y actualizar la configuración de tu equipo? ¿O basta con GotoMeeting o Google Hangouts?

¿Utiliza todo el mundo de forma sistemática las herramientas de calendario en línea? Ya sea Office 365 o Google Calendar, asegúrate de que las reuniones, las audiencias, las declaraciones y las fechas de los juicios se comparten y no se pierden.

Dependiendo del tamaño y el alcance de su práctica, considere la posibilidad de pasar a la gestión de la práctica basada en la nube o el software de gestión de casos. Esto puede ayudar a agilizar la gestión de los expedientes de los clientes y el funcionamiento de su bufete. La mayoría de los programas de gestión de consultas incluyen -o se integran con- portales de clientes, software de facturación y contabilidad, automatización de documentos y herramientas de incorporación y marketing.

2. Transición a la firma electrónica

Aunque algunos despachos siguen pidiendo a los clientes que impriman los documentos, los firmen, los escaneen y los envíen por correo electrónico (o peor aún, los envíen por fax), hacerlo es ineficaz y poco razonable. No todo el mundo tiene acceso a una impresora o a un escáner, y exigir a los clientes que pasen por el aro para contratar tus servicios sólo hará que busquen otro abogado.

3. Mejore su presencia en línea

Estar en línea le da la oportunidad de atraer a un público más amplio. Pero para ello, querrá aparecer en línea cada vez que alguien investigue los tipos de casos que usted desea. Esto incluye tener un sitio web actualizado y optimizado para los motores de búsqueda, un perfil completo de Google My Business, un blog o boletín informativo y compartir constantemente tus artículos y publicaciones en las redes sociales. La clave es relacionarse con los clientes potenciales, ya sea a través de una búsqueda en Google o una publicación en Facebook. Responda siempre con prontitud a los comentarios y las reseñas. Comparta ideas o explicaciones de conceptos comunes en vídeo y publíquelas en YouTube. Estas prácticas te ayudarán a establecerte como una autoridad del sector y a fomentar la confianza con los clientes potenciales.

4. Promueva una buena cultura interna en un bufete de abogados virtual

Cuando todo el mundo trabaja a distancia, la dinámica de la oficina cambia. Sin charlas en el ascensor o salidas improvisadas a comer, tienes que trabajar para preservar las relaciones de trabajo programando reuniones semanales o check-ins. Puedes hacer reuniones de trabajo en las que cada uno se ponga al día sobre sus casos más importantes o se informe sobre los obstáculos que se le presenten. También puedes celebrar las victorias de la empresa en línea o celebrar horas felices virtuales para mantener los vínculos fuertes entre las reuniones presenciales.

5. Redactar las nuevas políticas de la oficina

Por último, asegúrese de actualizar su manual del empleado para reflejar esta nueva realidad. Por ejemplo, aunque ofrezca un horario flexible, establezca las expectativas para las reuniones virtuales, como tener una apariencia profesional y una iluminación adecuada, colocar fondos virtuales de marca, silenciar los micrófonos cuando no se hable y estar disponible para responder a las preguntas durante el horario laboral habitual. Si no se utilizan fondos virtuales, hay que recordar a los empleados que deben retirar los elementos no profesionales o de aspecto desordenado de la vista de la pantalla. Además, se debe recordar a los empleados que cierren otras ventanas y eliminen otras distracciones y que miren a la cámara cuando hablen y escuchen. Los cónyuges, los hijos y otras personas no deben interrumpir cuando participen en videollamadas.

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